In den vergangenen Jahren hat sich durch das Internet und durch die Möglichkeit der mobilen Datenübertragung unsere Kommunikation grundlegend verändert. Wir sind rund um die Uhr erreichbar und können unsere Mails von fast überall aus auf der Welt beantworten. In vielen Branchen verliert die physische Anwesenheit im Büro an Bedeutung.
Leistung und Ergebnis zählen, nicht die Stempelanwesenheitszeit. Manche Arbeitgeber reagieren auf diese Veränderung und lösen nicht mehr in die neue Unternehmenskultur passende Büroräumlichkeiten auf. Fixe Arbeitsplätze mit Familienportraits, Zimmerpflänzchen und Postkartenpinwand gehören der Vergangenheit an. Virtuelle Teammeetings, Mobile Working und Collaborationsräume sind die Rahmenbedingungen und Arbeitssituationen der Zukunft.
Wir haben Facility Management-Experte Thomas Rebernig-Auersperg über „The Future Workplace“ – WO & WIE in Zukunft gearbeitet wird befragt.
Das Interview führte Mag. Emese Bordi (E.B.), smartBRAND

EB.: Herr Rebernig-Auersperg, Sie schreiben in Ihrem Xing Profil folgendes Motto: „Creating a great place to work“. Wie können Sie in Ihrem Job als Vice President Facility & Estate Management diesem ambitionierten Ziel näher kommen?

T.RA.: Die Mitarbeiter stehen bei unseren Überlegungen immer im Vordergrund. Wenn wir vom Facility Management, gemeinsam mit den IT- und den Human Resources- Abteilungen sowie mit dem Management zusammenarbeiten, und uns gemeinsam Gedanken machen, wie der passende Rahmen für erfolgreiche Zusammenarbeit der Teams zu schaffen ist, entstehen sehr gute Ideen und Möglichkeiten.

EB.: Sie haben heuer mit Ihrem Projektteam den „Facility Management Award 2014“ gewonnen. Herzlichen Glückwunsch! Warum glauben Sie ging der Preis an Sie und Ihr Team?

T.RA.: Wir wurden eingeladen unser „future workplace“ Projekt vor der Jury zu präsentieren. Das war ein innovatives und einzigartiges Projekt mit einem enormen Umfang, bei dem 2.000 Mitarbeiter involviert waren und 300 Kleinbaustellen zu koordinieren waren.
Ein großer, beruflicher Erfolg für mich war, dass ich unser Projekt persönlich dem Fachgremium vorstellen konnte. Mir ist es gelungen, die Jury von unserer Idee und unseren Maßnahmen zur Umsetzung zu überzeugen und somit den Award für uns zu gewinnen.

EB.: Wie wird Ihrer Meinung nach Büroarbeit in Zukunft aussehen und was genau müssen wir uns unter einem „future workplace“ vorstellen?

T.RA.: Durch das Schaffen von unterschiedlichen Möglichkeiten der Arbeitsumgebung und Arbeitsräumlichkeiten sind neue Chancen und neue Herausforderungen für die MitarbeiterInnen gegeben. Je nach Aufgabe sucht man sich den idealen Platz zum arbeiten oder um sich auszutauschen – Wissenstransfer untereinander egal ob Manager mit Mitarbeiter, Projektmitglieder wird dadurch optimal unterstützt. Eine Vielzahl an unterschiedlichen Räumlichkeiten wie Collaborationsräume, Ruheräume, Besprechungsräume und Projekträume stehen zur Verfügung.
Der Change-Prozess erfolgt langsam, aber stetig. Nach Rücksprache mit der Führungskraft können die MitarbeiterInnen von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus oder vom Homeoffice, mobile working unterwegs aus arbeiten. Die Teams mischen sich so durch und man hat täglich die Chance neue KollegInnen und AnsprechpartnerInnen kennen zu lernen, besser auszutauschen oder auch andere Perspektiven kennen zu lernen.

 EB.: Wird der „future workplace“ in einigen Jahren vielleicht komplett nach Hause verlegt sein?

 T.RA.: Es gilt hierbei das richtige Maß zwischen Anwesenheit im Büro und  mobile working zu finden. Diese Variante ermöglicht auch, auf die individuelle Lebenssituation der MitarbeiterInnen einzugehen und ist somit eine familienfreundliche Lösung. Wo das richtige Maß liegt, besprechen die MitarbeiterInnen mit der jeweiligen Führungskraft.

 EB.: Wie findet man das richtige Maß?

T.RA.: Ich denke, dass die Kommunikation innerhalb der Kernprozesse vorgegeben sein sollte. Virtuelle Teammeetings gehören zum Business Alltag bereits dazu und werden immer häufiger. Der Arbeitgeber sollte einen Rahmen vorgeben, aber nicht überregulieren.

 EB.:  Für wie viele MitarbeiterInnen haben Sie die Verantwortung und wo arbeiten diese?

 T.RA.: In meinem Team sind zehn MitarbeiterInnen tätig. Zwei von Ihnen sitzen aus organisatorischen Gründen als Service-Mitarbeiter immer am gleichen Platz. Die anderen arbeiten unterschiedlich je nach Bedarf oder via „mobile office“. Theoretisch ist von beinahe überall aus die Arbeit möglich. Mir ist vor allem ergebnisorientiertes Arbeiten wichtig.

 EB.: Was bedeutet mobiles Arbeiten für den Alltag der MitarbeiterInnen?

 T.RA.:  Die MitarbeiterInnen haben dadurch Chancen und Verantwortung gleichermaßen. Mobiles Arbeiten ermöglicht sich besser die Zeit und den Ort der einzuteilen. Je nach Lebenssituation und nach Abstimmung mit dem Vorgesetzten kann man seine Tätigkeiten dem eigenen Rhythmus anpassen. Da ist natürlich auch Eigenverantwortung gefragt, man muss sich aber auch abgrenzen lernen. Als Führungskraft ist es mir wichtig einen guten Rahmen vorgeben zu können und die technischen Möglichkeiten dazu zur Verfügung zu stellen.

EB.: Zukünftige Arbeitsplätze werden dynamischer und flexibler. Wie ist Ihre Meinung zum papierlosen Office?

 T.RA.: Ich beobachte die schrittweise Entwicklung immer mehr hin zum papierlosen Office. Es wird aber meiner Meinung nach nie komplett papierlos werden. Bestimmte Unterlagen wird man weiterhin auch als Ausdruck brauchen, weiters hat jeder unterschiedliche Arbeitsweise. Ich gehe aber von einer papierarmen Zukunft aus.

EB.: Wie können Facility Management Maßnahmen die Arbeits- und die Kernprozesse verbessern?

 T.RA.: Die neuen räumlichen-, technischen- und organisatorischen- Rahmenbedingungen sind eine Einladung an die MitarbeiterInnen mehr Transparenz und eine verbesserte Kommunikation zu schaffen. Durch “mobile working places“ wird der Wissenstransfer und der kollegiale Austausch unterstützt. Die Umsetzung ist aber immer eine Frage der Firmenkultur und je nach Branche, auch sehr individuell. Unser Credo ist: Ein dynamischer Markt braucht dynamische Arbeitsplätze.

Das Interview führte Mag. Emese Bordi, smartBRAND (E.B.)

Profil

Thomas Rebernig-Auersperg, Future Workplace Experte

Thomas Rebernig-Auersperg, Future Workplace Experte

Thomas Rebernig-Auersperg ist Vice President Facility & Estate Manager und ist in dieser Funktion für das Gebäudekomplex des T-Centers zuständig, welches u.a. T-Mobile und T-Systems Austria mit gesamt 2.000 Mitarbeitern beherbergt.  Weiters verantwortet er in dieser Funktion zusätzlich alle Standorte der Deutschen Telekom AG in Österreich. Er hat seine Ausbildung an der TU Wien, an der Business School Berlin und am Malik Management Zentrum St. Gallen absolviert.  Mit seinem Team gewann Thomas Rebernig-Auersperg den ersten Platz „FM-Team des Jahres 2014“.
Er ist Vater von drei Kindern.

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